Olvasólecke: A könyvtári állomány
A leckében bemutatjuk a könyvtári állomány elrendezésének és visszakereshetőségének alapelveit.
Kitekintő: gyűjteményszervezési alapok
Gyűjtőkör, csoportosítás, jelzetrendszer
A gyűjtemény visszakereshetősége: könyvtári katalógus
A dokumentumok nyilvántartórendszere
Kitekintő: gyűjteményszervezési alapok
Egy könyvtár gyűjteményének* (állományának) kialakítását meghatározza a könyvtár típusa. Míg egy egyetemi könyvtár gyűjtőkörét* nagyrészt a hallgatók és oktatók könyvszükségletei alakítják (tankönyvek, szakkönyvek), addig egy települési könyvtár az általános szak- és szépirodalmi könyvek mellett sokszor a településhez kapcsolódó helyismereti gyűjteményt is tárol. A könyvtárak gyűjtőköri szabályzatban rögzítik a gyűjtemény gyarapításának szempontjait, így az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár is.
Gyűjtemény
A könyvtár könyvekből, folyóiratokból, más nyomtatott, továbbá elektronikus dokumentumokból álló állománya.
Gyűjtőkör
Egy könyvtár gyűjteményszervezési profilja, amelyben meghatározza azoknak a kiadványoknak a körét (típus és/vagy téma), amelyeket rendszeresen beszerez.
Ahhoz, hogy egy könyvtár megfelelő hozzáférést is tudjon biztosítani állományához, a dokumentumokat megfelelő rendezettséggel kell tárolnia. Ha nem lehet ugyanis megtalálni a kívánt információkat, akkor az gyakorlatilag hozzáférhetetlen lesz.
Éppen ezért a gyűjteményszervezés során az alábbiakat is el kell végeznie a könyvtárnak:
- A beszerzett dokumentumok valamilyen módon történő csoportosítását.
- A megtalálásukhoz szükséges jelzetrendszer kialakítását és használatát.
Gyűjteményelhelyezési szempontok
A különböző típusú könyvtárak felépítése eltérő, szerkezetük attól is függ, hogy több milliónyi vagy csak néhány tízezer dokumentumot kell elérhetővé tenniük.
Nézzük meg az állomány elhelyezésének néhány szempontját!
1. Elrendezés hozzáférési mód alapján
Olvasói szempontból a dokumentumok legkényelmesebb hozzáférési módja a szabadpolcos elrendezés, ám főként a nagyobb vagy védett állománnyal rendelkező könyvtárakban szükség van zárt raktári rendszerre is. A könyvtárak gyakran egyidejűleg alkalmazzák a két tárolási módot.
→ Szabadpolcos rendszer
Az állomány gyakrabban használt része található olvasótermi szabadpolcokon, s közöttük az olvasó személyesen tud keresni.
Olvasóterem (SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár honlapja)
→ Zárt raktári rendszer
A dokumentumok nagyobb része az olvasók által nem látogatható raktárakban van, ahol helytakarékosabban tárolhatóak, akár speciálisan mozgatható polcrendszereknek köszönhetően. Innen általában raktári kéréssel lehet hozzáférni a dokumentumokhoz.
Zárt raktár (Fotó: Kokas Károly)
2. Elrendezés más szempontok alapján
Dokumentum- és kiadványtípus szerint
Ezt a csoportosítást az indokolhatja, hogy egyes dokumentumtípusok annyira eltérőek a többitől, hogy tartalmi feltárásuk, az alkalmazható jelzetrendszerek, valamint tárolásuk nem egységesíthető a többi dokumentuméval.
Például
Ilyenek lehetnek egy külön folyóirattárban elhelyezett folyóiratok; vagy az Országos Széchényi Könyvtár Térképtárában található kartográfiai dokumentumok, melyek között falitérképek és földgömbök is találhatók. Ilyen típusú gyűjtemény az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár Zenei Gyűjteménye és a Régi Könyvek Tára is.
Tematikus gyűjtemények
A tematikus gyűjtemény általában egy speciális témához kapcsolódó különgyűjtemény.
Például
Helytörténeti gyűjtemény, amelyet egy települési könyvtárnak kötelessége lehet szolgáltatni. Gyakran kerül kiemelésre, hogy könnyebb legyen hozzáférni a benne rejlő információkhoz.
Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltárban több tematikus különgyűjtemény is található.
Jelzetrendszerek
A dokumentumok fizikai elhelyezésén túl szükség van valamilyen rendszerre, amivel meg is lehet őket találni a helyükön, anélkül hogy a könyvtárosnak kellene észben tartania az összes meglévő művet a könyvtárban. Ezt szakszóval a dokumentumok visszakereshetőségének mondjuk. Ehhez egy elhelyezési (tárolási, raktározási) rendszert kell kialakítani, amin belül a jelzet lesz az, ami egyértelműen azonosítja, meghatározza a dokumentum helyét.
E rendszereknek két nagy csoportja van: a rendszerező és a mechanikus elrendezési mód.
Rendszerező elhelyezés
- Szakterületek vagy egyéb tematika alapján történő elhelyezés.
- A tematikus csoportosításnál a jelzet lehet egyedi vagy egy általánosabban használt rendszer (pl. Egyetemes Tizedes Osztályozás*).
A betűrendes elrendezéshez a könyvtárakban a Cutter-számot használják, amely a szerző vezetéknevének vagy a dokumentum (esetleg sorozat) címének kezdőbetűjéből ÉS egy számból álló kombináció.
Ritkább rendszer, lehet például kronológiai vagy földrajzi csoportosítás.
Egyetemes Tizedes Osztályozás (ETO)
Az ismereteket és hordozóikat rendszerező könyvtári módszer, amely tíz nagy csoportba sorolja a tudományokat. A szabadpolcos olvasótermi rendszerekben ennek egyszerűbb változatát használják a dokumentumok tematikus elhelyezésére.
Mechanikus elhelyezés
Kialakulása a könyvtári állomány egy részének zárt raktári terekben történő tárolásához köthető. Az egyre bővülő könyvtári dokumentumok helytakarékos, zárt, az olvasó által el nem érhető helyen történő tárolása nem igényli a rendszerező elhelyezést. Ezért egy zárt raktárban általában a beérkezés sorrendjében kapnak (raktári) jelzetet a kötetek (folyamatos számozás), amelyeket így csak a katalógus alapján lehet visszakeresni. A tematikus csoportosításhoz képest az így elhelyezett dokumentumok jóval kevesebb helyet foglalnak el.
A gyűjtemény visszakereshetősége: könyvtári katalógus
Ahhoz tehát, hogy egy könyvtáron belül gyorsan és hatékonyan megtalálhassuk a keresett dokumentumokat, szükséges az elhelyezési szempont(ok) és a jelzetrendszer kiválasztása, majd ezek nyilvántartására egy információkereső rendszer* használata.
Ilyen információkereső rendszer a könyvtári katalógus.
Információkereső rendszer
Olyan rendszer, ami segíti a kommunikációt a felhasználó és a dokumentumok, dokumentumleírások között.
Egy könyvtári katalógusnak azoknak az alapelvárásoknak kell megfelelnie, amelyekkel az olvasók keresik fel a könyvtárakat.
Ilyen kérdések lehetnek:
Milyen könyvek vannak a könyvtárban:
amelyeket egy adott illető írt?
Milyen könyvek vannak a könyvtárban:
amelyek egy adott témában íródtak?
Milyen könyvek vannak a könyvtárban:
amelyek egy adott műfajon belül íródtak?
Megvan-e az a könyv a könyvtárban:
aminek adott illető a szerzője?
Megvan-e az a könyv a könyvtárban:
aminek ez a címe: ...?
Megvan-e az a könyv a könyvtárban:
ami egy bizonyos témában íródott?
Ahhoz, hogy ezekre a kérdésekre válaszolni tudjon a könyvtáros, olyan katalógusra van szüksége, amely akár egy név és / vagy cím, akár egy téma alapján gyorsan meg tudja mutatni, hogy megtalálható-e az olvasó által kért dokumentum, és ha igen, akkor hol.
A katalógusok abból az ötletből jöttek létre, hogy míg egy (nyomtatott) dokumentum fizikailag csak egy helyre rakható, addig a róla készült rövid leírás tetszés szerinti példányban előállítható és többféle szempont alapján besorolható. Korábban a katalóguscédula, ma egy adatbázisrekord* helyettesíti a dokumentumot, s tartalmazza fontos adatait.
Adatbázisrekord
A számítógépes adatbázisok egyik alapegysége: önállóan kezelhető, logikailag összetartozó adatmezők együttese.
A számítógépes katalógusok alapeleme: a rekord
Könyvtári nyilvántartás létrehozásához szükség volt tehát egy olyan elemre, ami helyettesíti a dokumentumot, vagyis minden lényeges adatot tartalmaz róla. Míg ezt korábban a sokszorosított katalóguscédulákkal oldották meg, addig ma egy adatbázisban elegendő egy adatbázisrekordot létrehozni.
A katalógusokban ezt katalógusrekordnak vagy tételnek nevezzük, mely egyértelműen azonosítja a dokumentumot: rögzíti bibliográfiai adatait és tárgyszavakkal feltárja tartalmát; így egy mű több szempont alapján is visszakereshetővé válik.
Kitekintő: formai és tartalmi feltárás
Annak tehát, hogy visszakereshetővé tudjunk tenni egy dokumentumot, elengedhetetlen feltétele
- a bibliográfiai leírás, mely a dokumentum fontos adatait tartalmazza,
- a tartalmi feltárás, mely a mű legfontosabb témáit írja le,
- és a jelzet, mely a konkrét helyét jelöli meg.
azaz a formai jegyek rögzítése (szerző, cím, kiadás stb.)
A bibliográfiai leírás elkészítésével jön létre a dokumentum helyettesítője, a rekord, ami elsődlegesen a mű formai adatait tartalmazza.
Ezeknek az adatelemeknek képesnek kell lenniük arra, hogy
- egyértelműen azonosítsanak egy dokumentumot, azaz megkülönböztessék a többitől;
- megmutassák, milyen kapcsolat van a dokumentumok között.
azaz osztályozás vagy tartalmi besorolás (tárgyszavak)
A tartalmi feltárás lesz az, ami lehetővé teszi a könyvek valós vagy virtuális csoportba sorolását.
- A tematikusan elrendezett szabadpolcokon az egymással rokon tartalmú kötetek egymás mellé kerülnek, míg a mechanikusan elrendezett raktári polcokon nem.
- Az azonos tárgyszóval megjelölt művek a katalógusban virtuálisan összerendezhetőek egy találati listába.
Ahhoz, hogy egy mű konkrét példányát megtaláljunk, a bibliográfiai adatokkal és tárgyszavakkal leírt műhöz hozzá kell rendelni a jelzetet: ez lehet egy mechanikus raktári szám vagy egy tematikus szakolvasótermi jelzet.
A szabadpolcos állománynál a tematikus besorolás mellett szintén fontos szerepe van az ugyancsak említett Cutter-számnak.
Könyvtári katalógusszekrény és katalógusfiók
(Fotó: Várnai-Vígh Adrienn E.)
Akit bővebben érdekel a jelzetek összetétele, az böngéssze az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár honlapját, a könyvtárunkban alkalmazott szakolvasótermi jelzetrendszer ugyanis ott is megtalálható.